Seringkali banyak perusahaan merasa sistem yang mereka punya kurang atau tidak efektif dalam menjalankan roda perputaran bisnis.
Sulit atau memang kurang tepat sejak awal, sehingga sistem yang dibuat tidak sejalan dengan visi misi perusahaan.
Sistem manajemen yang baik tentu akan memajukan perusahaan. Meningkatkan daya saing, memperluas kerjasama, serta meningkatkan kepuasan klien atau pelanggan.
Langkah Dalam Memperbaiki Sistem Manajemen
1. Meninjau Proses Bisnis Perusahaan
Proses Bisnis merupakan unsur utama dalam memperbaiki sistem manajemen.
Hal ini dipelukan guna mengetahui pola bisnis perusahaan dengan baik, serta mengetahui proses bisnis yang benar dari mulai input-proses sampai output.
Proses Bisnis merupakan kejelasan alur proses dari sebuah kegiatan organisasi atau perusahaan, mulai dari hulu sampai ke hilir.
Proses Bisnis ini nantinya akan menentukan jumlah fungsi serta bagian yang ada dalam struktur organisasi.
Inti dari Proses Bisnis yaitu harus jelas, supaya mempermudah manajemen dalam mengendalikan dan monitoring setiap proses yang berjalan.
Selain itu, hal ini juga akan mempermudah karyawan dalam menjalani aktivitas bisnis perusahaan.
2. Meninjau Struktur Organisasi Perusahaan
Setelah Proses Bisnis dibuat secara benar, langkah selanjutnya yaitu meninjau ulang struktur organisasi yang ada.
Hal ini sangat penting karena struktur organisasi merupakan hal yang berkesinambungan dengan Proses Bisnis.
Struktur organisasi yang ideal adalah struktur organisasi yang dibuat berdasarkan proses bisnis yang ada, bukan struktur organisasi yang dibuat sekehendak hati atau asal-asalan.
Struktur Organisasi wajib disusun ulang sesuai dengan proses bisnis supaya ada kejelasan bagian atau fungsi, kewenangan, tugas dan tanggung jawab—sehingga pelaksanaan pekerjaan tidak tumpang tindih serta segala bentuk aktivitas akan mudah dikontrol dan dikendalikan.
Struktur organisasi sangat menentukan suksesnya implementasi sebuah sistem.
Salah satu contohnya adalah sistem SOP, SOP yang baik adalah SOP yang dibuat berdasarkan struktur organisasi yang sudah final, dan dengan adanya struktur organisasi yang baik, maka fungsi wewenang dan tanggung jawab di masing-masing proses dan bagian itu jelas bentuknya.
3. Meninjau Sarana dan Prasarana Perusahaan
Sarana dan prasarana perusahaan sangat diperlukan dalam memperbaiki sistem manajemen perusahaan.
Hal ini diperlukan sebagai penunjang dalam menjalankan suatu sistem manajemen, sehingga sistem yang ada menjadi lebih efektif dan efisien.
Apabila sarana dan prasarana kurang memadai maka akan mengakibatkan sistem tidak akan berjalan dengan optimal, bahkan bisa terkendala di lapangan.
Oleh karena itu, tinjauan terhadap sarana dan prasarana ini sangat penting, sehingga sistem dapat berjalan optimal dan baik di dalam perusahaan.
4. Meninjau kembali efektivitas sistem yang sudah berjalan di dalam perusahaan
Meninjau kembali sistem yang sudah berjalan, apakah sistem yang dijalankan selama ini efektif atau malah cenderung tidak efektif.
Dalam hal membangun sistem manajemen perlu diingat, bahwa hal yang paling utama adalah implementasi di lapangan, bukan mengesampingkan perlu atau tidaknya sebuah sistem.
Sehingga sangat diperlukan pencocokan jenis sistem manajemen yang seperti apa yang dapat diterapkan sesuai dengan kondisi perusahaan, gaya kepimpinan manajemen, serta kondisi kemampuan karyawan dalam menjalankan sistem tersebut.
5. Meninjau kembali komitmen dari pimpinan perusahaan
Meninjau ulang komitmen pimpinan perusahaan sangatlah penting.
Karena sebagus apa pun sistem yang dibuat, tanpa ada komitmen yang baik dari manajemen, maka semuanya akan sia-sia.
Hal ini diperlukan karena segala sesuatu bersumber dari komitmen pimpinan dalam menjelankan roda perusahaan.
Kenyamanan para karyawan, sistem, sarana prasarana dan lain-lain merupakan bentuk aktualisasi dari komitmen pimpinan perusahaan.
Diperlukan peninjauan karena hal ini akan mempengaruhi baik dalam sistem manajemen maupun yang lainnya, dalam penerapannya yang mana berpengaruh pada sumber daya yang dimiliki.
Semuanya tidak dapat optimal apabila tidak disertai dan didukung komitmen yang baik dan kuat dari pimpinan/ manajemen, oleh karena itu, komitmen pimpinan sangat penting dalam membawa perusahaan ke arah yang progresif.
