Dalam menjalankan suatu perusahaan atau bisnis berbagai arsip akan selalu dibutuhkan untuk menunjukkan rekaman kinerja dan pencapaian.

Berbagai macam data suatu perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan  bersama berada dalam arsip, namun tidak semua karyawan bertanggung jawab atas arsip tersebut. Kesulitan yang sering didapati adalah bagaimana mendapatkan arsip tersebut saat diperlukan.

Oleh karenanya, setiap karyawan harus mengetahui bagaimana cara manajemen arsip yang benar. Arsip sangat penting bagi kelangsungan bisnis, sehingga menuntut perusahaan untuk memberdayakan karyawannya dalam mengatur kearsipan.

Perusahaan dapat memberikan training kepada orang orang, namun latihan yang dilakukan setiap hari adalah kunci utama untuk mencapai kerapian arsip perusahaan.

Manajemen Arsip – Fungsi Utama

Manajemen pengaturan arsip berarti bagaimana cara menyusun data perusahaan dari awal berdiri  hingga sekarang.

Arsip bisa berarti laporan dari setiap keputusan atau aturan dari satu perusahaan. Arsip bisa berisi data keuangan, data karyawan dan data lainnya, karena itu, Manajemen Arsip adalah vital dalam satu perusahaan.

Seiring berkembangnya teknologi informasi, perusahaan bisa memanfaatkan beberapa keuntungan dalam manajemen arsip, diantaranya:

• Menghemat jumlah pemakaian kertas. Sistem data digital menjadikan arsip bisa disimpan dalam satu perangkat dan bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Jika perusahaan masih menggunakan cara konvensional, maka penyusunan arsip harus menggunakan cara manual. Dimana dibutuhkan ruangan besar, atau lemari untuk menyimpan data tersebut.
• Jika terjadi kehilangan atau kerusakan data maka akan sulit untuk mencari penggantinya. Dengan majunya sistem pengetikan yang ada, memudahkan dalam menyusun data perusahaan.
• Bisa dengan mudah dijadikan sebagai acuan kinerja suatu perusahaan. Dengan melihat perkembangan arsip,  perusahaan bisa menilai tingkat kemajuan yang telah dicapai.

Tujuan Manajemen Arsip

• Mencatat kebijakan atau keputusan dari suatu perusahaan secara efektif dan komprehensif.
• Mengetahui berapa banyak jumlah arsip yang dimiliki.
• Mengatur bagaimana mekanisme kerja dari suatu perusahaan melalui arsip tersebut.
• Membuat suatu sistem kebijakan menjadi praktis karena menggunakan kemajuan teknologi.
• Menyimpan histori dari suatu perusahaan dengan baik.

Fungsi Manajemen Arsip

• Kinerja perusahaan bisa diawasi dengan baik dengan melakukan perencanaan, pengaturan dan pengarahan.
• Pengelolaan data dengan baik setelah menyimpan arsip arsip. Kegiatan ini terdiri dari identifikasi hingga pemulihan data.

Baca Juga – ISO 15489 – Sistem Manajemen Arsip

Keterampilan yang dapat dikuasai antara lain bisa berupa penguasaan teknologi tebaru. Seperti beberapa perangkat lunak, untuk menyusun arsip tersebut.

Pelatihan ini bisa dilakukan secara berkala untuk menjaga kualitas dari data tersebut, biasanya dilakukan per bulan, atau per tahun. Kemudian penguasaan akan pengetahuan terkait pengolahan data.

Setiap data yang telah di simpan tentu harus diolah supaya tersusun dengan rapi.

Beberapa pelatihan dapat membantu perusahaan untuk memberdayakan karyawannya dalam mengelola manajemen arsip perusahaan.