Non-conformities (ketidaksesuaian) adalah proses atau aktivitas yang tidak memenuhi tujuan yang dimaksud yang disebabkan karena ada kegagalan untuk mengikuti prosedur yang diuraikan dalam sistem manajemen, atau karena prosedur yang terdokumentasi tidak sesuai untuk tujuan.
Misalnya, beberapa keluhan tentang area tertentu mungkin menyoroti masalah produk atau layanan berulang yang dapat mengarah pada ketidaksesuaian, itulah sebabnya mengumpulkan feedback dari pelanggan dan mempertahankan prosedur keluhan yang didokumentasikan sangat berharga.
Non-conformities dapat menyebabkan pengalaman yang buruk bagi satu pelanggan, dan jika tidak ditangani maka dapat menyebabkan serangkaian pengalaman buruk bagi banyak pelanggan.
Inilah sebabnya mengapa penting untuk tidak hanya mengidentifikasi bidang-bidang ini tetapi juga mengatasinya dalam waktu yang tepat dan memadai.
Non-conformities bukanlah sesuatu yang akan muncul pada waktu-waktu tertentu dalam setahun, jadi penting bahwa tim perusahaan untuk selalu waspada.
Bagaimana Menangani Non-conformities?
Meskipun proses yang tepat dapat berubah dari bisnis ke bisnis, ada tiga komponen utama untuk menangani non-conformities:
1. Melakukan Identifikasi
Cari indikasi apa pun bahwa suatu proses atau tindakan (atau ketiadaan) dalam bisnis tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Misalnya:
- Miskomunikasi.
- Dokumentasi yang tidak akurat atau tidak ada.
- Masalah pelatihan.
- Masalah motivasi.
- Kurangnya bahan, alat, atau peralatan bermutu.
- Lingkungan kerja yang tidak sesuai.
Tim yang terlatih akan mengetahui bagaimana suatu proses seharusnya bekerja, dan karena itu akan dapat menemukan ketidaksesuaian yang timbul dari kegagalan.
Dan jika mereka berfokus pada pelanggan, termotivasi dan percaya diri dalam posisi mereka, mereka juga dapat melihat peluang lain atau potensi ketidaksesuaian sebelum terjadi.
Pastikan untuk menuliskan semua contoh ketidaksesuaian dalam log atau register, termasuk detail tentang bagaimana hal tersebut bisa terjadi.
2. Melakukan Penempatan / Addressing
Di sini organisasi melakukan tindakan korektif apa pun yang diperlukan, apakah itu tindakan yang harus segera diambil, atau serangkaian perubahan yang jauh jangkauannya.
Penyesuaian atau solusi langsung apa pun hanya dapat mengatasi masalah yang diangkat, jadi untuk mengatasi ketidaksesuaian dengan benar, organisasi juga perlu mengidentifikasi akar penyebab untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian atau masalah yang serupa.
Memperbarui log atau daftar ketidaksesuaian dengan perincian tentang tindakan apa yang diambil dan mengapa.
Organisasi kemudian perlu memperbarui log lagi dengan rincian seberapa efektif tindakan dalam mengatasi ketidaksesuaian.
3. Melakukan Tinjauan
Terdapat persyaratan bagi manajemen untuk meninjau log / daftar ketidaksesuaian.
Tinjauan Manajemen ini termasuk menilai efektivitas tindakan korektif yang diambil, serta menentukan apakah cukup telah dilakukan untuk mencegah berulangnya ketidaksesuaian.
Selain itu, tahap peninjauan dapat menyoroti potensi masalah di bidang yang tidak terkait dengan melihat bisnis dan proses yang saling terkait secara keseluruhan.
Tinjauan ini mungkin memerlukan perubahan yang harus dilakukan pada sistem manajemen itu sendiri, atau proses tim individu, dan berdasarkan sifatnya diperhitungkan terhadap salah satu tujuan utama dari sistem manajemen: perbaikan berkelanjutan.
Manfaat Manajemen Ketidaksesuaian
Untuk Organisasi yang memiliki sistem manajemen, mengidentifikasi segala ketidaksesuaian memiliki beberapa tujuan:
- Memastikan kepatuhan terhadap prosedur, dengan meminta tim untuk secara aktif mencari dan mengidentifikasi ketika terjadi ketidaksesuaian akan menunjukkan bahwa tim mengetahui proses dan prosedur, dan karenanya akan lebih cenderung untuk mematuhinya.
- Memastikan efektivitas sistem, dengan mengamati proses dan mengenali ketidaksesuaian, organisasi dapat dengan mudah melihat area di mana prosedur tidak cukup berfungsi seperti yang direncanakan, memberi kesempatan untuk mengatasinya dan meningkatkan efektivitas sistem manajemen secara keseluruhan.
- Memberikan informasi untuk tinjauan manajemen, hasil dari ketidaksesuaian yang muncul harus didokumentasikan sehingga dapat ditinjau dan dianalisis di ulasan manajemen, memberikan bukti untuk digunakan dalam program tindakan korektif dan pengukuran kinerja.
- Mengidentifikasi peluang untuk perbaikan, ketidaksesuaian yang berulang adalah tanda pasti dari suatu masalah, mengamati pola tersebut membantu bisnis untuk menyoroti prosedur utama atau proses perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas.
- Mendorong peningkatan berkesinambungan, dengan mengatasi ketidaksesuaian, organisasi mampu mendorong peningkatan dari memperbaiki proses itu sendiri, untuk meninjau bagaimana perubahan itu memengaruhi area lain dan mungkin mengubahnya juga selama Tinjauan Manajemen.
