Pengertian Sistem Manajemen Terintegrasi
Sistem Manajemen Terintegrasi atau Integrated Management System (IMS) adalah kerangka kerja lengkap yang menggabungkan semua aspek dari sistem, proses, dan semua standar organisasi yang diterapkan pada suatu bisnis seperti ISO 9001 atau ISO 14001.
Sistem gabungan ini memungkinkan bisnis untuk memenuhi semua kewajibannya, menangani semua elemen sistem manajemen secara keseluruhan.
IMS yang berhasil diterapkan akan mengurangi duplikasi proses yang sering dijumpai ketika menjalankan lebih dari satu sistem manajemen.
Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan menjalankan ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001 maka dapat menimbulkan duplikasi proses yang diperlukan untuk melakukan audit internal atau mencatat ketidaksesuaian karena ketiga standar tersebut mensyaratkan perusahaan untuk melakukan tindakan terhadap tindakan tersebut.
IMS memungkinkan proses-proses ini untuk digabungkan sehingga secara bersamaan mencakup semua persyaratan standar khusus.
Integrasi menjadi lebih mudah dalam setelah versi terbaru ISO diterbitkan, karena Standar ISO bergerak ke arah penggunaan Annex SL Structure yang berbagi struktur yang sama, sehingga membuatnya jauh lebih mudah untuk melihat di mana kesamaan dan proses bersama dalam setiap standar.
Manfaat menerapkan IMS?
1. Meningkatkan Kinerja
Sistem manajemen Terintegrasi akan berdampak positif pada komponen dan hasil sistem manajemen spesifik seperti peningkatan kualitas, keselamatan, risiko, dan produktivitas.
2. Menghilangkan Redudansi
Salah satu manfaat utama penerapan beberapa standar sistem manajemen adalah mampu menyelaraskan standar untuk menemukan komponen sistem manajemen yang sama atau tunggal. Termasuk kebijakan, tujuan, proses atau sumber daya.
Misalnya, organisasi mungkin dapat memiliki satu prosedur untuk pelatihan, kontrol dokumen, ulasan manajemen, audit internal atau peningkatan.
Ketika menerapkan lebih dari satu standar secara bersamaan, organisasi akan mendapatkan kesamaan ini yang dapat menghemat waktu.
3. Akuntabilitas
Mengintegrasikan beberapa sistem manajemen sekaligus dan menetapkan tujuan, proses, dan sumber daya yang kohesif, dengan penyelarasan sistem, organisasi akan melihat peningkatan dalam akuntabilitas.
4. Konsistensi
Saat menggunakan pendekatan terintegrasi, organisasi dapat menciptakan konsistensi yang lebih baik dari sistem manajemen.
Komplekitas sistem akan berkurang karena lebih mudah dipahami. Konsistensi akan menciptakan fokus yang lebih baik untuk mencapai serangkaian tujuan bersama yang penting bagi organisasi.
5. Mengurangi Birokrasi
Seringkali ketika berbagai standar manajemen diterapkan dan tidak terintegrasi, dilema dapat timbul karena ketidakmampuan untuk merampingkan keputusan karena lapisan hierarki.
Ketika sistem manajemen diterapkan secara terintegrasi, organisasi dapat mengambil pendekatan sistematis.
IMS dapat mengakomodasi perubahan dengan lebih baik dan keputusan menjadi lebih mudah dibuat maka tentunya ini akan mengurangi birokrasi.
6. Mengoptimalkan Proses dan Sumber Daya
Saat melihat persyaratan standar, jangan menganggapnya sebagai beban tambahan atau tugas bagi organisasi, lebih baik ingat bahwa itu adalah cara untuk mengimplementasikan harapan dari pelanggan, pihak yang berkepentingan dan organisasi, dan menciptakan proses yang lancar dan efektif.
Sumber daya dapat dioptimalkan karena mereka menjadi fokus pada implementasi proses.
7. Mengurangi Pemeliharaan
Pemeliharaan mengacu pada pemeriksaan kepatuhan yang sedang berlangsung dan memastikan bahwa organisasi menegakkan persyaratan standar sistem manajemen.
Memiliki sistem manajemen Terintegrasi dapat mempertahankan persyaratan secara bersamaan, merampingkan proses dan memungkinkan organisasi untuk fokus pada peningkatan.
8. Audit Terintegrasi
Durasi audit yang lebih pendek dapat mengurangi biaya kunjungan Auditor yang berarti bahwa setiap staf yang terlibat dengan audit dapat kembali kepada pekerjaan mereka dengan lebih cepat. Karena penghematan waktu ini, biaya juga berkurang.
Selain menghemat waktu oleh auditor dan staf, tim manajemen senior akan memperhatikan bahwa mereka juga dapat menggunakan waktu mereka dengan lebih efektif.
9. Memfasilitasi Pengambilan Keputusan
Menghilangkan redundansi dan menciptakan konsistensi di dalam organisasi memungkinkan pandangan yang lebih lengkap tentang kebutuhan dan kinerja fungsional.
Pendekatan terpadu ini juga memungkinkan organisasi untuk menganalisis hambatan fungsional dan departemen dan karenanya meningkatkan komunikasi dan pengambilan keputusan.
Mengimplementasikan IMS
Sysindo Konsultan dapat membantu perusahaan menerapkan beberapa Standar ke dalam IMS. Jika Anda berminat dengan Sistem Manajemen Terintegrasi, hubungi kami. Kami siap membantu Anda.
IMS telah menciptakan cara untuk mengintegrasikan banyak sistem yang relevan ke organisasi manapun, terlepas dari jenis dan ukuran.
Mengintegrasikan beberapa sistem manajemen ke dalam sistem terpadu (yang berbagi dokumentasi, kebijakan, prosedur, dan proses).
